知っていると格段に能率アップする複合機の様々な利用方法

最近のオフィスでは、コピーとファックスとプリンターとスキャナーが一体化された複合機を取り入れています。複合機は先ほど述べた通り1台4役なので、場所を取りませんし、プリンターとファックスを使用したい場合は今までならそれぞれ使用したい機器のところへ足をはこばなければいけませんでしたが、1箇所で用事が済むので効率よく仕事ができます。また、たいていはリース契約で保守契約にも入るので、トナーの交換や不具合があったら無償で修理をしてもらえるので大変お得です。機械物は数ヶ月ごとに新しいタイプが発売されるので日本の技術の進歩には驚かされます。以前は印字が不鮮明でしたが、今ではコピーしたものには思えないほど鮮明です。免許証などの写真印刷もくっきりきれいに出来上がります。

複合機のコピー機能の有効的な活用法

さてここでは、数多い複合機の能率アップする使い方で最も頻度が高いコピー機能についてご説明します。オフィスでのコピーはモノクロがメインで経費節減のために推奨しています。そこで、カラーにするほどでもなく、モノクロでは物足らない時は2色印刷と言う機能があります。よく、新聞に入る広告紙によく見られます。経費もモノクロと変わらないです。他には、2ページ以上の資料を1枚におさめることや、拡大や縮小する時に希望のサイズを指定すれば、自動感知するのでスタートボタンをおすだけです。それと、自動給紙機能は、重たいカバーを開ける必要がなく用紙をセットすればコピーが出来ます。枚数が多い時は大変便利で給紙時の速度が速いです。しかし、きちんとセットしていないと歪んで給紙されるのでそのままコピーされてしまいます。

コピー機能以外の複合機の優れた機能

次に、ファックス機能ですが、送信予約ができるので相手が通話中でも送信されるまで待つ必要はありません。送信される間に別の仕事ができるので効率が良いです。エラーなら原因が明記されたものが印字されます。そして送信済みならマークがつくので相手に確認する必要はありません。さらに、パソコンで入力した文章を印刷せずにそのままファックスを送ることもできます。そして、プリンター機能ですが、私書箱形式になっており個人のタイミングで印字ができます。又、間違って印刷ボタンを押してしまっても、複合機の操作で削除できるので用紙が無駄になりません。そして、印刷中に用紙がなくなっても補充すれば印刷が再開されます。最後にスキャナー機能ですが、スキャンした文章が登録したメールアドレスにPDFとして添付されて届きます。限られた時間内であれば何枚でもスキャンできます。