目からウロコの複合機活用方法とは

複合機を単純なコピー機やファックスやプリンターとして使っているだけでは、無駄な経費を支払っていることになります。複合機は、インターネット回線につながり、パソコンとも連動して動くことができるようになったことから、今まで紙資料で印刷していた物を電子データとしてみることで、紙の削減や印刷代金の削減となることから、大幅に経費を削減することができるようになっています。また、このような電子化は作業が非常にややこしく面倒だと感じている人も多いのですが、設定自体も非常に簡単で、複合機を販売している営業マンなどに設定方法などを聞くことで簡単に教えてもらうこともできます。電子化することで、必要な資料を紙資料として保存しておく必要がないので、すごく便利です。

ファックスを印刷せずに電子化する

多くの企業はファックス番号などを公開している場合が多いことから、朝に出勤したときに必要のない広告などの迷惑ファックスなどが大量に受信されていることが多くあります。このような不必要なファックスなどは印刷するだけで、印刷代金や紙料金が無駄になっており、大量の迷惑ファックスが受信されていると大幅な経費の無駄になっています。これらを迷惑ファックスを印刷せずに、電子データとして保存してパソコンの画面で確認することができる機能が複合機にはあります。この機能を使うことで、広告などの必要のない迷惑ファックスなどは印刷する前に削除することによって、印刷する必要もなくなり、印刷代金を削減できます。また、重要なファックスなどは電子データなので保存しておき、別の方法で活用することもできます。

スキャナーしてファックスせずメール送信する

電子化が進んでいるので、大量の資料などをファックスで送信することが少なくなってきており、資料などはメールに添付して送信することのほうが多くなってきています。パソコンに保存されているデータなどはメールで送信することができますが、紙資料などは今まで相手側にファックスするしかなかったのですが、スキャナーで読み込むことでPDFなどの電子化データにしてメールで送信することができます。複合機などは簡単にPDFでスキャンができるので、非常に便利に行うことができます。また、ファックスで送信すると相手方には鮮明な資料で送ることがどうしてもできないので、建設図面などはどうしても見にくくなってしまうことがあります。しかし、スキャンした図面などは画質の劣化がすくないので、相手方に見やすい図面を送れます。